Privacyverklaring

KPN onderkent het belang van uw privacy en verwerkt daarom de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt op een deugdelijke manier. Op deze pagina lees je het privacy statement dat wij hanteren voor sollicitanten (1.1 t/m 1.10) en het privacy statement voor medewerkers (2.1 t/m 2.8).

1. 1 Wie is verantwoordelijk?

Wanneer u gegevens met ons deelt omdat u geïnteresseerd bent om te werken bij KPN, is KPN B.V., Wilhelminakade 123 te Rotterdam de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.

1. 2 Voor wie geldt dit statement?

Dit privacy statement is van toepassing op de persoonsgegevens van sollicitanten en potentiële kandidaten die in het wervingsproces van KPN worden verwerkt. Dit is inclusief de bezoekers van de website jobs.kpn.com. Zij is niet van toepassing op persoonsgegevens van onze medewerkers, partners, klanten noch op persoonsgegevens die KPN voor andere doeleinden verzamelt.

1.3 Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Als een van onze recruiters u benadert of u solliciteert op een van onze vacatures via onze website, dan nemen wij de door u verstrekte persoonsgegevens op in onze administratie. Wij gebruiken uw gegevens tijdens het recruitmentproces op basis van een gerechtvaardigd belang of toestemming voor de onderstaande doelen:

• Werving en selectie van geschikte kandidaten. Wij gebruiken deze gegevens om contact met u te kunnen onderhouden en om te beoordelen of u geschikt bent voor de openstaande functie of opdrachten. Wanneer dat noodzakelijk is voor de functie of de opdracht, dan maakt een (e)-assessment of psychologische keuring onderdeel uit van de beoordeling.
  
• Verbetering van ons wervingsproces. Uw persoonsgegevens worden gedurende het wervingsproces door ons verwerkt zodat wij het proces efficiënt en effectief kunnen uitvoeren. Wij verwerken uw persoonsgegevens of gepseudonimiseerde gegevens om ons wervingsproces te verbeteren.
  
• Bescherming van eigendommen en imago van KPN. Risico’s op het gebied van beveiliging en integriteit kunnen leiden tot persoonlijke en zakelijke schade en afbreuk doen aan ons imago. We nemen daarom verschillende maatregelen om onze eigendommen en medewerkers zo goed mogelijk te beschermen. Zo gebruiken wij persoonsgegevens om te weten wie er in onze panden aanwezig is, passen wij camerabeveiliging toe op onze locaties en screenen wij alle medewerkers voordat deze in dienst komen bij KPN.
  
• HR management. Ook gebruiken wij uw gegevens voor statistisch onderzoek en het verbeteren van onze diensten. Voorbeelden hiervan zijn het monitoren hoe diversiteit binnen het recruitment wordt toegepast en analyses van de impact van de gevoerde HR-strategie. Indien gegevens voor deze doeleinde gebruikt worden zullen wij uw gegevens pseudonimiseren, zodat de resultaten en adviezen niet meer te herleiden zijn tot een individueel persoon.
  
• Kandidaten informeren over andere mogelijkheden binnen KPN. Alleen wanneer u hiervoor toestemming hebt gegeven, slaan wij uw gegevens die u met KPN heeft gedeeld na afloop van de wervingsprocedure op in ons systeem. Met als doel u in de toekomst te kunnen informeren over andere beschikbare en passende functies. U kunt uw toestemming altijd intrekken.

 

1.4 Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens enkel aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de hiervoor beschreven doeleinden, zoals beoogd leidinggevenden, medewerkers van de HR-afdeling, en/of gesprekspartners indien u voor een sollicitatiegesprek wordt uitgenodigd. Uw informatie wordt als vertrouwelijk behandeld. Wanneer dat voor de functie vereist is, verstrekken wij persoonsgegevens aan derden die ons helpen bij de beoordeling of u geschikt bent voor de functie:

a. (assessment of screening)bureaus; b. de psycholoog of degene die is belast met het assessment als de sollicitant een psychologische keuring of een assessment krijgt en alleen als dat nodig is voor de keuring of het assessment; c. anderen als dat nodig is in het kader van een antecedentenonderzoek. Zie ook punt 2.4.

Wij gaan zorgvuldig met uw persoonsgegevens om, u kunt er van uit gaan dat uw gegevens veilig zijn bij ons en dat deze conform wet- en regelgeving verwerkt worden. Uw gegevens worden niet doorverkocht.

1.5 Welke gegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens die wij van u verwerken zijn onder andere uw naam, adres, geslacht, contactgegevens, curriculum vitae, genoten opleidingen en eventuele testresultaten. Naast de door u aangeleverde persoonsgegevens kunnen wij ook persoonsgegevens verwerken die zijn aangeleverd door derden, zoals wervings-, assessments of screeningbureaus, door u opgegeven referenties en voormalige werkgevers. Tijdens het zoeken naar geschikte kandidaten kunnen wij openbare bronnen zoals zoekmachines en gedeelten van social media die niet privé zijn raadplegen en gebruiken om geschikte kandidaten te benaderen. Bijzondere persoonsgegevens zoals etnische afkomst, gezondheid, vakbondslidmaatschap, politieke of religieuze overtuigingen, seksuele geaardheid evenals andere categorieën die door de wet worden onderkend verwerken wij niet.

De verschillende persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen conform de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) zoals deze binnen Nederland geldt verwerkt worden.

1.6 Onvolledige/onjuiste informatie

Wij wijzen u erop dat u niet verplicht bent om alle door ons gevraagde informatie te verstrekken, maar dat uw kandidatuur voor een vacature waarop u solliciteert mogelijk niet meegenomen wordt in de wervingsprocedure omdat ons niet alle gevraagde informatie ter beschikking is gesteld. Wij gaan er van uit dat u ons naar eer en geweten voorziet van juiste en volledige informatie en geen relevante informatie weglaat. Het verstrekken van onjuiste dan wel onvolledige informatie kan ertoe leiden dat u niet in aanmerking komt de positie waarop u solliciteert in te vullen.

1.7 Wat doen wij bij een screening/aanstellingsonderzoek?

Op het moment dat uw het aanstellingsaanbod van KPN accepteert. Worden de gegevens die u met ons heeft gedeeld gebruikt voor het uitvoeren van een screening. Dit noemen wij een aanstellingsonderzoek. Een standaard aanstellingonderzoek wordt uitgevoerd door KPN recruitment of externe werving of screeningsbureaus en bestaat uit:

• identiteitscontrole, door het overleggen van een kopie identiteitsbewijs;
• controle van behaalde diploma(‘s);
• aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
• eigen verklaring medewerker, waarin u verklaart of u eerder voor KPN heeft gewerkt en of u de gedurende de afgelopen 5 jaar in aanraking met politie bent geweest;
• controle arbeidsverleden van de laatste vijf jaar op basis van uw cv;
• check of uw gegevens zijn opgenomen in ontslagbestand of in het security-registratiesysteem van KPN;

Indien u niet wilt meewerken aan het aanstellingsonderzoek of wanneer er op basis van het onderzoek een negatief advies wordt gegeven kunt u niet bij KPN in diensttreden. Op dat moment komt het aanstellingsaanbod te vervallen en worden uw gegevens verwijderd.

 

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Uw (gepseudonimiseerde) persoonsgegevens worden zo lang bewaard als noodzakelijk is om het wervingsproces af te ronden en om de gegevens om te zetten naar statische informatie voor analyseren en verbeteren van ons wervingsproces.

Indien KPN besluit u een aanbod te doen en u ons aanbod aanvaardt, zullen alle relevante persoonsgegevens die werden verzameld tijdens het wervingsproces deel uitmaken van uw personeelsdossier. Deze persoonsgegevens zullen worden bewaard in overeenstemming met de specifieke vereisten die gelden.

Als wij u geen aanbod doen, zullen wij uw persoonsgegevens binnen vier weken na beëindiging van het wervingsproces verwijderen, dan wel een minimale gepseudonimiseerde set aan persoonsgegevens van u bewaren om analyses uit te voeren en om uw sollicitatie-activiteit bij ons te registeren (maximaal 1 jaar).

1.8 Hoe verzamelen we je gegevens?

Afhankelijk van je arbeidsrelatie, direct bij KPN in dienst of als een externe medewerker, leveren jij en/of je leverancier persoonsgegevens tijdens de indiensttreding (“onboarding”) aan. Onze ervaring is dat hoe meer je zelf kunt doen, hoe minder fouten er gemaakt worden.

We willen je indiensttreding graag foutloos, snel én veilig laten verlopen. De KPN Onboarding app helpt je hierbij. Als je deze wilt gebruiken, dan doorloop je enkele stappen. In twee minuten is je onboarding gepiept. Allereerst ontvang je van ons een QR-code. Als je deze met de app scant weet de app welke gegevens jij wel, maar vooral ook niet met KPN hoeft te delen voor jouw indienstreding. Denk aan je persoonsgegevens, kopie ID bewijs, BSN, pasfoto, controlefoto, maar ook je keuze voor je roepnaam en/of achternaam van je partner. Alles wat je bij andere bedrijven nog per post of e-mail moet doen. En dat is minder veilig én foutgevoelig.

De KPN Onboarding app haalt deze gegevens van je ID bewijs af. Vervolgens kun je deze aanvullen.

Houdersverificatie

En om er zeker van te zijn dat de gebruiker van de app ook de houder van het ID-bewijs is, controleren we dat met een selfie. Dat werkt als volgt. De app heeft je pasfoto van je ID-bewijs gehaald. Vervolgens maak je een met de app een foto van je gezicht (selfie). Deze gebruiken we om te valideren of jij de houder bent. Dat doen we met behulp van Microsoft Azure Face Verificatie. Deze service is ontworpen om de vraag te beantwoorden: zijn deze twee foto’s van dezelfde persoon? Om dit te controleren worden je pasfoto en selfie beiden

versleuteld. Microsoft Azure Face Verificatie vergelijkt deze twee versleutelde foto’s en geeft KPN een matchscore. Als de score hoog genoeg, kun je met de app door naar de volgende stap: alle gegevens controleren en verzenden. Alle informatie is dan uit de app verwijderden is veilig naar KPN gestuurd. Er worden dus geen afbeeldingen of andere gegevens in de app of bij Microsoft opgeslagen, noch openbaar gemaakt of gebruikt voor een ander doel dan deze éénmalige verificatie. De selfie-foto wordt nog tijdelijk 7 dagen bij KPN bewaard om steekproefsgewijs een menselijke controle te doen van de selfie en de pasfoto. Na 7 dagen wordt hij automatisch definitief vernietigd. Je pasfoto van de ID-bewijs is de enige foto die KPN dan heeft, en wordt conform KPN security beleid op de KPN Company Card gezet, zodat je je daarmee kunt legitimeren. Dat is allemaal uitvoerig getest en juist bevonden, volgens onze KPN Security Policy. En geloof ons maar, die is streng.

1.9 Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u het recht KPN te verzoeken om:

• inzage te geven in uw persoonsgegevens,
• uw persoonsgegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
• verzet aan te tekenen tegen de verwerkingen van uw persoonsgegevens;
• de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• uw persoonsgegevens over te dragen aan u of aan een derde.

 

Indien uw gebruik wil maken van uw rechten, kun u een verzoek indienen via privacyofficer@kpn.com. Binnen een maand nadat KPN een verzoek ter uitoefening van één van voorgenoemde rechten ontvangen, zal KPN u informeren. Daarbij zal KPN aangeven of en hoe aan het verzoek gevolg gegeven zal worden en zo niet, waarom niet. Indien dit in verband met het verzoek noodzakelijk is, kan KPN de reactietermijn van een maand verlengen. KPN zal in dat geval binnen één maand kenbaar maken binnen welke termijn alsnog gereageerd wordt.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming voor werving of beoordeling van geschikte kandidaten dat enkel gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking met inbegrip van profilering.

Wanneer u een klacht heeft over de wijze waarop KPN uw persoonsgegevens gebruikt of uw rechten toepast dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (de AP). U kunt uw klacht delen via de website van de AP.

1.10 Contact

Heeft u vragen over dit privacy statement of over het wervingsproces bij KPN dan kunt u contact opnemen met uw recruiter via kpn-recruitment@kpn.com. Wilt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming van KPN, neem dan contact op met dhr. J. Jongenelen via privacyofficer@kpn.com.

2. Privacy statement voor medewerkers

Inleiding

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: de AVG) is sinds 25 mei 2018 van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens. KPN B.V. (hierna te noemen KPN) is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van zijn medewerkers. KPN respecteert de privacy van zijn medewerkers en verwerkt alleen hun persoonsgegevens in overeenstemming met de wet- en regelgeving.

Dit privacystatement gaat over de verwerkingen die worden verricht door of voor KPN als werkgever. Ook als de verwerkingen gebeurt door derden is KPN verantwoordelijk.

Dit statement heeft tot doel aan te geven hoe KPN omgaat met de persoonsgegevens van medewerkers.

2.1 Voor wie geldt dit privacystatement?

Voor alle medewerkers in dienst van KPN (EP), voor alle externe medewerkers (zowel Overig Personeel, als Ander Personeel als Uitzend Personeel) en voor alle ex-medewerkers.

2.2 Waarom gebruiken wij jouw gegevens?

In de AVG is vastgelegd dat je als werkgever altijd een rechtsgrond (ook wel een juridische reden) moet hebben voor de verwerking van de persoonsgegevens.

Bij KPN zijn dit de rechtsgronden voor het verwerken van gegevens:

• de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst
• voldoen aan de wettelijke plicht
• gerechtvaardigd belang
• toestemming

 

Uitvoering (arbeids-)overeenkomst
KPN verwerkt persoonsgegevens om de arbeidsovereenkomst uit te voeren. Denk hier bijvoorbeeld aan het betalen van het salaris.

Voldoen aan wettelijke plicht
In een groot deel van de gevallen verwerkt KPN persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke plicht die op KPN rust. Een voorbeeld hiervan is het bijhouden van het Burgerservicenummer voor de aangifte inkomstenbelasting voor EP.

Gerechtvaardigd belang
KPN mag in gevallen waarbij wij een gerechtvaardigd belang hebben jouw persoonsgegevens gebruiken voor het realiseren van een aantal doelen genoemd onder punt 2.4 van dit statement. Wij moeten dan vooraf hebben getoetst dat ons belang zwaarder weegt dan jouw recht op privacy. Een aantal voorbeelden hiervan zijn het beschermen van onze eigendommen door cameratoezicht, het coachen van klantenservice medewerkers op basis van telefoonopnames, uitvoeren van reisberekeningen conform ons sociaal plan en het onderzoeken van integriteit van onze medewerkers in specifieke situaties.

Toestemming
Soms vragen we vooraf toestemming om jouw gegevens te gebruiken. Bijvoorbeeld of jij het goed vindt dat jouw foto wordt geplaatst op TEAMKPN. Een toestemming kan je altijd zelf weer intrekken.

2.3 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Binnen de arbeidsrelatie verwerkt KPN diverse persoonsgegevens van jou, zoals:

• Voor de personeelsadministratie, zoals: NAW-gegevens, contactgegevens, (e-mail en telefoonnummer), geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, burgerlijke staat, geslacht, partnergegevens, foto, kopie identiteitsbewijs, kopie Verklaring Omtrent Gedrag, BSN-nummer, medewerkerscode en ruisnaam, jouw functie, gegevens over de beoordeling, lidmaatschap van OR en eventuele nevenactiviteiten en alle correspondentie met jou
• Voor de salarisadministratie, zoals: bankrekeningnummer, salaris, schaal, gegevens over de variabele beloning/bonus, pensioengegevens, jaaropgaven, loonbelastingverklaringen, gegevens voor belasting en premies, afstand woon-werk, reiskostenvergoeding, lease-auto gegevens, personeelskorting, declaraties, betaling vakbondsbijdrage, bijdrage PvKPN en inzet cao-budget;
• De bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-nummer wanneer je door KPN wordt ingehuurd
• Gegevens over het gebruik van de bedrijfsmiddelen die KPN beschikbaar stelt voor het uitoefenen van je functie, zoals het verbruik van data en belminuten
• Gegevens t.b.v. de registratie van de bedrijfsmiddelen die KPN beschikbaar stelt voor het uitoefenen van je functie, zoals het type en serienummer van een telefoon of laptop
• Gegevens over je persoonlijke ontwikkeling zoals kopieën van diploma’s of certificaten van gevolgde opleidingen, resultaten uit KPN Academy, inzet van je inzetbaarheidsbudget
• Gegevens over arbo en verzuim, zoals registratie van het verzuim, aanmelden arbodienst, verklaring arbeidsongeschiktheidsverleden
• GPS-gegevens van KPN bedrijfsauto’s die worden gebruikt door monteurs. Zie ook punt 2.4
• Het met behulp van postcode/huisnummers berekenen van reistijden en -afstanden van en naar KPN kantoren en de impact bij een locatiesluiting of -wijziging.
• Audio,- of beeldopname die (periodiek) worden gemaakt van medewerkers met (direct) klantcontact

 

2.4 Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

KPN verwerkt persoonsgegevens om uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst die KPN met jou heeft gesloten. Jouw gegevens worden voor verschillende doelen in verschillende systemen opgeslagen zoals in de personeelsadministratie, verzuimregistratie en salarisadministratie.

KPN verwerkt jouw persoonsgegevens voor deze doelen:

• Het leggen en onderhouden van zakelijk contact per post, telefonisch, per e-mail
• Het voeren van een juiste personeelsadministratie en loonadministratie
• Voldoen aan onze wettelijke verplichtingen als werkgever, op grond van de arbeidsrelatie, zoals het betalen van het salaris, rondom verzuim en re-integratie, het verstrekken van loonstroken en jaaropgaven, belastingbetaling, met het oog op het kunnen aanvragen en verkrijgen van eventuele uitkeringen en het zorgen voor deelname aan een pensioenregeling en/of het afsluiten van verzekeringen.
• Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst, de cao en het Sociaal Plan
• Invulling geven aan bedrijfsregelingen zoals bijvoorbeeld de personeelskortingsregeling en vergoedingsregelingen
• De deelname aan benchmarks om het HR-beleid en de arbeidsvoorwaarden van KPN te toetsen in de markt, gebaseerd op, zoveel mogelijk, geanonimiseerde data
• Het berekenen van mogelijke reistijden en -afstanden naar KPN locaties en klantbezoeken.
• Het uitvoeren van onderzoeken en het maken van rapportages en analyses om de HR-strategie en het beleid op te stellen, uit te voeren, te monitoren en indien nodig bij te stellen.
• Het verwerken van de door jou opgegeven gegevens bij jouw interne sollicitaties
• In-employment screening, bij doorgroei naar pao-functies; Hierbij moet gedacht worden aan zaken als: controle legitimatie, uittreksel GBA, verklaring omtrent gedrag (VOG) e.d. Voorafgaand aan een eventuele screening wordt de medewerker geïnformeerd via een brochure van het screeningsbureau welke zaken er precies worden gecontroleerd.
• De toegangsverlening tot systemen, terreinen en gebouwen van KPN ter waarborging van jouw veiligheid en die van andere personen en goederen
• Het leveren van data op geaggregeerd niveau over het inzicht in gebruik en bezettingsgraden van de panden door het gebruik van data van de paslezers
• De gebruikmaking van de bedrijfsmiddelen van KPN, zoals een laptop en mobiele telefoon
• Als gevolg van een security melding kunnen gegevens gedeeld worden met KPN Security. Dit betreft gegevens t.a.v. het gebruik van bedrijfsmiddelen, zoals een laptop, mobiele telefoon, lease-auto, tankpas en NS businesscard .
• Het informeren over ontwikkelingen binnen KPN
  

• Het beheren van werkvoorraden, verdeling van het werk, personeelsbezetting, urenverantwoording en doorbelasting van gewerkte uren aan klanten
• Het optimaliseren van de werkroosters en planning van bepaalde groepen medewerkers zoals bijvoorbeeld de monteurs. Voor het gebruik van de GPS data t.b.v. monteurs zijn de gedragsregels vastgelegd in de GPS gedragscode
• Voor jouw coaching en ontwikkeling en voor de besturing van de kwaliteit van de dienstverlening. Voor de telefonische ingangen is dit vastgelegd in de KPN Regels voor Meten, monitoren en meeluisteren.

 

2.5 Hoe lang bewaren we de persoonsgegevens?

Conform de AVG bewaart KPN jouw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor jouw persoonsgegevens worden verzameld en/of verwerkt. Wanneer persoonsgegevens voor de genoemde doelen niet meer relevant zijn, verwijdert KPN deze.

Gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, bewaart KPN tot 7 jaar nadat je uit dienst bent, conform de wettelijke bewaartermijn.

Loonbelastingverklaringen en een kopie van een identiteitsbewijs bewaart KPN tot 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst, conform de Wet op de loonbelasting 1964.

Voor meer informatie over specifieke bewaartermijnen zie het document Bewaartermijnenlijst HR.

2.6 Met wie delen wij persoonsgegevens?

KPN verstrekt jouw persoonsgegevens aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de hiervoor beschreven doeleinden, zoals leidinggevenden en de medewerkers van HR, Finance en Security. Jouw gegevens worden alleen met deze medewerkers gedeeld als dit noodzakelijk is voor de functie of werkzaamheden. Zo heeft een leidinggevende bijvoorbeeld alleen inzage in de personeelsdossiers van het eigen aandachtsgebied.

KPN deelt gegevens met andere partijen wanneer dat noodzakelijk is, voor het leveren van een dienst in opdracht van KPN of omdat dit verplicht is vanuit de wet. Als deze derden bij het uitvoeren van hun diensten toegang hebben tot jouw persoonsgegevens, dan heeft KPN afspraken gemaakt hoe deze gegevens gebruikt mogen worden en op welke manier deze beveiligd zijn en met welke bewaartermijn. Ook als KPN met een partij werkt van buiten de Europese Economische Ruimte, maken we duidelijke afspraken om te zorgen voor de bescherming van jouw gegevens. In zulke gevallen zijn er zogenaamde standaardbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. KPN deelt gegevens met de volgende ontvangers of categorieën van ontvangers:

• externe salarisadministrateur Oracle
• externe beveiligingsdiensten
• accountants
• (verzuim)verzekeraars
  

• pensioenuitvoerder TKP
• de Belastingdienst
• het UWV
• wervingsbureaus (enkel op verzoek van de betreffende medewerker)
• KPN academy en achterliggende opleiders
• leveranciers van werkplekdiensten of HR systemen (zoals bijvoorbeeld Beeline, Match!)
• arbodienst en achterliggende leveranciers
• onderzoeksbureaus voor uitvoeren van benchmarks
• vervoersmaatschappijen zoals de Nederlandse Spoorwegen
• leasemaatschappijen voor het leveren van bedrijfsauto’s

 

2.7 Wat zijn jouw rechten op grond van de AVG?

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten over jouw persoonsgegevens:

• het recht op inzage en kopie
• het recht op rectificatie
• het recht om vergeten te worden (gegevenswissing)
• het recht op beperking van de verwerking
• het recht bezwaar te maken tegen de verwerking
• het recht op overdraagbaarheid van gegevens
  

Indien je gebruik wil maken van bovenstaande rechten, kun je een verzoek indienen bij jouw HR adviseur.

2.8 Wat doe je bij vragen of als je een klacht hebt over je privacy?

Het kan zijn dat je, vragen hebt over de wijze waarop KPN persoonsgegevens verwerkt, ondanks de zorgvuldige aanpak.

• Als je vragen hebt, neem dan contact op met je HR adviseur of je leidinggevende.
• Wanneer je vragen hebt over regelingen die getoetst zijn door de ondernemingsraad dan kan je ook bij je OR terecht.
• Mocht je een klacht hebben, neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van KPN. Deze is bereikbaar via het e-mailadres: privacyofficer@kpn.com.
• KPN kent een klachtencommissie. Ook daar kun je terecht met je klacht (https://teamkpn.kpnnet.org/group/documents/groep-human-resources/kpn-regels).
• Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) Je kan je klacht indienen via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

English version, translated. Dutch version prefers over English version

1. Privacy statement for applicants

 

KPN recognizes the importance of your privacy and therefore processes the personal data you provide to us in a proper manner. On this page you can read the privacy statement that we use for applicants (1.1 to 1.10) and the privacy statement for employees (2.1 to 2.8).

1.1 Who is responsible?

If you share data with us because you are interested in working at KPN, KPN BV, Wilhelminakade 123 in Rotterdam is responsible for the processing of your data.

1.2 To whom does this statement apply?

This privacy statement applies to the personal data of applicants and potential candidates that are processed in the recruitment process of KPN. This includes visitors to the jobs.kpn.com website. It does not apply to personal data of our employees, partners, customers or to personal data that KPN collects for other purposes.

1.3 What do we use your data for?

If one of our recruiters approaches you or you apply for one of our vacancies via our website, we will include the personal data you provide in our records. We use your data during the recruitment process based on a legitimate interest or consent for the following purposes:

• Recruitment and selection of suitable candidates. We use this information to be able to maintain contact with you and to assess whether you are suitable for the vacant position or assignments. If this is necessary for the position or assignment, an assessment or psychological assessment is part of the assessment.
  
• Improving our recruitment process. Your personal data will be processed by us during the recruitment process so that we can carry out the process efficiently and effectively. We process your personal data or pseudonymised data to improve our recruitment process.
  
• Protection of KPN's property and image. Security and integrity risks can lead to personal and business damage and damage our image. We therefore take various measures to protect our property and employees as well as possible. For example, we use personal data to know who is present in our buildings, we apply camera security at our locations and we screen all employees before they are employed by KPN.
  
• HR management. We also use your data for statistical research and to improve our services. Examples include monitoring how diversity is applied within recruitment and analysis of the impact of the HR strategy pursued. If data is used for this purpose, we will pseudonymise your data , so that the results and advice can no longer be traced back to an individual person.
  

• Inform candidates about other options within KPN. Only when you have given permission for this will we store your data that you have shared with KPN in our system after the recruitment procedure. With the aim of informing you in the future about other available and suitable positions. You can always withdraw your consent.

 

1.4 Who do we share your data with?

We only provide your personal data to those who are charged with the execution of the above-described purposes, such as intended managers, employees of the HR department, and / or discussion partners if you are invited for an interview. Your information will be treated as confidential. When required for the position, we provide personal data to third parties who assist us in assessing your suitability for the position:

a. (assessment or screening) agencies; b. the psychologist or the person in charge of the assessment if the applicant undergoes a psychological examination or assessment and only if necessary for the examination or assessment; c. others if necessary as part of a background check. Also see point 2.4.

We handle your personal data with care, you can rest assured that your data is safe with us and that it will be processed in accordance with laws and regulations. Your data will not be resold.

1.5 Which data do we process?

Personal data that we process about you include your name, address, gender, contact details, curriculum vitae, training courses received and any test results. In addition to the personal data provided by you, we may also process personal data provided by third parties, such as recruitment, assessments or screening agencies, references provided by you and former employers. While searching for suitable candidates, we may consult and use public sources such as search engines and areas of social media that are not private to contact suitable candidates. We do not process special personal data such as ethnic origin, health, trade union membership, political or religious beliefs, sexual orientation as well as other categories that are recognized by law.

The various personal data that you provide to us will be processed in accordance with the General Data Processing Regulation (AVG) as it applies in the Netherlands.

1.6 Incomplete / incorrect information

Please note that you are not required to provide all the information requested by us, but that your application for a vacancy to which you apply may not be included in the recruitment process because not all of the requested information has been made available to us. We assume that you provide us with accurate and complete information in good faith and that you do not omit any relevant information. Providing incorrect or incomplete information may result in your ineligibility to fill the position for which you are applying.

1.7 What do we do during a screening / appointment investigation?

The moment you accept the appointment offer from KPN. The information you have shared with us will be used to carry out a screening. We call this an appointment investigation. A standard appointment investigation is carried out by KPN recruitment or external recruitment or screening agencies and consists of:

• identity check, by submitting a copy of proof of identity,
• checking the diploma (s) obtained;
• applying for a Certificate of Good Conduct (VOG);
• employee's own statement, stating whether you have worked for KPN before and whether you have been in contact with the police during the past 5 years;
• on the basis of your resume, employment history checks of the last five years;
• check whether your details are included in the dismissal file or in the security registration system of KPN.

If you do not want to cooperate in the appointment investigation or if a negative advice is given on the basis of the investigation, you cannot enter employment with KPN. At that moment, the offer of appointment will expire and your data will be deleted.

 

How long do we keep your data?
Your ( pseudonymized ) personal data will be kept for as long as is necessary to complete the recruitment process and to convert the data into static information for analysis and improvement of our recruitment process.

If KPN decides to make you an offer and you accept our offer, all relevant personal data collected during the recruitment process will form part of your personnel file. These personal data will be kept in accordance with the specific requirements that apply.

If we do not make you an offer, we will delete your personal data within four weeks of the end of the recruitment process or keep a minimal pseudonymised set of personal data from you in order to perform analysis and to register your application activity with us (maximum 1 year).

1.8 How do we collect your data?

Depending on your employment relationship, either directly employed by KPN or as an external employee, you and / or your supplier provide personal data during the commencement of employment (“ onboarding ”). Our experience is that the more you can do yourself, the less mistakes are made.

We would like your employment to be flawless, fast and safe. The KPN Onboarding app helps you with this. If you want to use this, you have to go through a few steps. Your onboarding is done in two minutes . First of all, you will receive a QR code from us. If you scan this with the app, the app knows which data you do, but especially do not have to share with KPN for your recruitment. Think of your personal data, copy of ID, BSN, passport photo, control photo, but also your choice of your call sign and / or surname of your partner. Everything you still need to do by post or email at other companies. And that is less safe and prone to errors.

The KPN Onboarding app removes this information from your ID. You can then complete it.

Holder verification

We need to make sure that the user of the app is also the owner of the ID. We verify that with a selfie. The app has collected your passport photo from your ID. Then you take a picture of your face (selfie) with the app. We use this picture to verify whether you are the holder.

We do this via Microsoft Azure Face Verification. This service is designed to answer the question: are these two images of the same person? In order to check this, your passport photo and selfie are both encrypted. Microsoft Azure Face Verification compares these two encrypted photos and returns a match score. If the score is high enough, the app allows you to continue to the latest step: validate all your information and send all data to KPN. All information is then deleted from the app and sent securely to KPN. So no picture or other data is stored in the app, at Microsoft nor used or disclosed for any other purpose than this one-time verification. Your selfie photo is temporarily stored at KPN for 7 days, in order to use it for a random human security check of the selfie and the passport photo. After 7 days, it is automatically deleted permanently. Your passport photo of the ID is the only photo that KPN keeps, and is used on your personal KPN Company Card, so you can identify yourself in accordance with KPN security policy. All of this has been extensively tested and found to be correct, according to our KPN Security Policy. And believe us, it is strict.

1.9 Your Rights

Under the GDPR, you have the right to request KPN to:

• to give access to your personal data,
• to have your personal data supplemented, corrected or deleted;
• to object to the processing of your personal data;
• restrict the processing of your personal data;
• transfer your personal data to you or to a third party.

 

If you wish to exercise your rights, you can submit a request via privacyofficer@kpn.com. KPN will inform you within one month of KPN receiving a request to exercise one of the aforementioned rights. In doing so, KPN will indicate whether and how the request will be followed up and, if not, why not. If necessary in connection with the request, KPN can extend the response period of one month. In that case, KPN will indicate within one month the term within which it will respond.

We do not use automated decision-making for recruiting or evaluating suitable candidates based solely on automated processing including profiling.

If you have a complaint about the way in which KPN uses your personal data or applies your rights, you have the right to submit a complaint to the Dutch Data Protection Authority (the AP). You can share your complaint via the AP website.

1.10 Contact

If you have any questions about this privacy statement or about the recruitment process at KPN, please contact your recruiter at kpn-recruitment@kpn.com . If you would like to contact the data protection officer of KPN, please contact mr. J. Jongenelen via privacyofficer@kpn.com.

2. Privacy statement for employees

Preface

The General Data Protection Regulation (hereinafter: the GDPR) has been applicable to the processing of personal data since 25 May 2018. KPN BV (hereinafter referred to as KPN) is the controller for the processing of personal data of its employees. KPN respects the privacy of its employees and only processes their personal data in accordance with the laws and regulations.

This privacy statement concerns the processing operations carried out by or for KPN as an employer. KPN is also responsible if the processing is done by third parties.

The purpose of this statement is to indicate how KPN handles the personal data of employees.

2.1 To whom does this privacy statement apply ?

For all employees employed by KPN (EP), for all external employees (both Other Personnel and Other Personnel and Temporary Personnel) and for all former employees.

2.2 Why do we use your data?

The GDPR stipulates that you as an employer must always have a legal basis (also a legal reason) for the processing of personal data.

At KPN, these are the legal grounds for processing data:

• the execution of the ( employment ) agreement
• comply with the legal obligation
• legitimate interest
• permission

 

Execution of (employment) agreement
KPN processes personal data to execute the employment agreement. Consider, for example, paying the salary.

Compliance with a legal obligation
In a large number of cases, KPN processes personal data in order to be able to comply with a legal obligation that rests on KPN. An example of this is keeping the Citizen Service Number for the income tax return for EP.

Legitimate interest
In cases where we have a legitimate interest, KPN may use your personal data for the realization of a number of goals referred to in point 2.4 of this statement. In that case, we must have assessed in advance that our interest outweighs your right to privacy. Some examples of this are protecting our properties through CCTV, coaching customer service employees based on telephone recordings, carrying out travel calculations in accordance with our social plan and investigating the integrity of our employees in specific situations.

Permission
Sometimes we ask for permission in advance to use your data. For example, whether you are happy with your photo being posted on TEAMKPN. You can always withdraw your consent yourself.

2.3 Which personal data do we process?

Within the employment relationship, KPN processes various personal data about you, such as:

• For personnel administration, such as: name and address details, contact details, (e-mail and telephone number), date of birth, place of birth, nationality, marital status, gender, partner details, photo, copy of identity document, copy of the Certificate of Conduct, BSN number, employee code and noise name , your position, information about the assessment, membership of the Works Council and any additional activities and all correspondence with you
• For payroll, such as: bank account number, salary, scale, data about the variable remuneration / bonus, pension data, annual statements, wage tax statements , data for tax and premiums, commuting distance, travel allowance, lease car data, employee discount, declarations, payment of union contribution , PvKPN contribution and use of CLA budget;
• The company name, Chamber of Commerce number and VAT number when you are hired by KPN
• Data about the use of the corporate resources that KPN makes available for the performance of your job, such as the consumption of data and calling minutes
• Data for the registration of the business assets that KPN makes available for the performance of your position, such as the type and serial number of a telephone or laptop
• Information about your personal development such as copies of diplomas or certificates of training courses you have taken, results from KPN Academy, use of your employability budget
• Data on health and safety and absenteeism, such as registration of absenteeism, reporting health and safety service, declaration of disability history
• Using postcode / house numbers to calculate travel times and distances to and from KPN offices and the impact of a location closure or change.
• GPS data from KPN company cars used by mechanics, also see point 2.4
• Audio or video recordings that are (periodically) made of employees with (direct) customer contact

 

2.4 What do we use your data for?

KPN processes personal data in order to be able to implement the employment contract that KPN has concluded with you. Your data is stored for various purposes in various applications such as personnel administration, absenteeism registration and payroll administration.

KPN processes your personal data for these purposes:

• Establishing and maintaining business contact by mail, telephone, e-mail
• Conducting correct personnel administration and payroll administration
• Comply with our legal obligations as an employer, based on the employment relationship, such as paying the salary, concerning absenteeism and reintegration, providing payslips and annual statements, tax payment, being able to apply for and receive any benefits and arranging for participation in a pension scheme and / or taking out insurance
• Implementing the employment contract, the collective labor agreement and the Social Plan
• Give substance to company schemes such as the employee discount scheme and compensation schemes
• Participation in benchmarks to test KPN's HR policy and employment conditions in the market, based on, as much as possible, nominated data
  
• Conducting surveys and making reports and analyzes to draw up, implement, monitor and, if necessary, adjust the HR strategy and policy.
• Calculating possible travel times and distances to KPN location and customer visits
• Processing your applications
• Inemployment screening advancement to pao functions; this includes matters such as: checking identification, extract from GBA, certificate of good conduct (VOG) etc. Prior to any screening, the employee is informed via a brochure from the screening agency which matters will be checked.
• Providing access to KPN systems, sites and buildings to guarantee your safety and that of other persons and goods
• Providing data on an aggregated level about the use of the premises and occupancy rates trough the use of data from the card reader
• The use of KPN's assets, such as a laptop and mobile phone
• As a result of a security report, data can be shared with KPN Security. This concerns data with regard to the use of company assets, such as a laptop, mobile telephone, lease car, fuel card and NS business card.
• Informing about developments within KPN
• Managing work stocks, division of work, staffing levels, timesheets and charging of hours worked to customers
• Optimizing the work schedules and planning of certain groups of employees, such as the technicians. The rules of conduct for the use of the GPS data for technicians are laid down in the GPS code of conduct
• For your coaching and development and for the management of the quality of the service. For the telephone entrances, this is laid down in the KPN Rules for Measuring, Monitoring and Listening in .

 

2.5 How long do we keep the personal data?

In accordance with the GDPR, KPN does not store your data longer than strictly necessary for the purposes for which your personal data is collected and / or processed. When personal data are no longer relevant for the aforementioned purposes, KPN will delete them.

KPN stores data from the payroll administration that is of fiscal importance for up to 7 years after you have left employment, in accordance with the legal retention period.

Wage tax statements and a copy of an identity document will be kept by KPN for 5 years after the end of the employment contract, in accordance with the Wages Tax Act 1964.

For more information about specific retention periods, see the document Retention periods list HR.

2.6 Who do we share personal data with?

KPN provides your personal data to those charged with the implementation of the purposes described above, such as managers and employees of HR, Finance and Security. Your data will only be shared with these employees if this is necessary for the position or activities. For example, a manager only has access to the personnel files of his own area of attention.

KPN shares data with other parties when this is necessary, for the provision of a service on behalf of KPN or because this is required by law. If these third parties have access to your personal data during the performance of their services, KPN has made agreements about how this data may be used and how it is secured and with what retention period. Even if KPN works with a party from outside the European Economic Area, we make clear agreements to ensure the protection of your data. In such cases, there are so-called standard clauses that have been approved by the European Commission. KPN shares data with the following recipients or categories of recipients:

• external payroll clerk Oracle
• external security services
• accountants
• (default) insurers
• pension provider TKP
• the tax
• the UWV
• recruitment agencies (only at the request of the employee concerned)
• KPN academy and underlying trainers
• suppliers of workplace services or HR systems (such as Beeline , Match!)
• health and safety service and underlying suppliers
• research agencies for performing benchmarks
• transport companies such as the Dutch Railways
• leasing companies for the delivery of company cars

 

2.7 What are your rights under the GDPR?

Under the GDPR you have the following rights over your personal data:

• the right to access and copy
• the right to rectification
• the right to be forgotten ( erasure )
• the right to restriction of processing
• the right to object to the processing
• the right to data portability
  

If you want to exercise your rights, you can submit a request to your HR advisor.

2.8 What do you do with questions or if you have a complaint about your privacy?

You may have questions about the way in which KPN processes personal data, despite the careful approach.

• If you have any questions, please contact your HR advisor or your manager.
• If you have questions about schemes that have been assessed by the works council, you can also contact your Works Council member.
• If you have a complaint, please contact the KPN Data Protection Officer (FG). This can be reached via the email address: privacyofficer@kpn.com .
• KPN has a complaints committee. You can also go there with your complaint (https://teamkpn.kpnnet.org/group/documents/groep-human-resources/kpn-onderdelen).
• You have the right to submit a complaint to the Dutch Data Protection Authority (AP). You can submit your complaint via the website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl .